Je größer die Stadt, desto größer der personelle und zeitliche Aufwand für die Bestandsaufnahme der eigenen Liegenschaften. Die sechstgrößte Stadt des Rhein-Neckar-Kreises ist mit 22.000 Einwohnern Große Kreisstadt und muss eine beträchtliche Zahl eigener Liegenschaften in Stand halten und gegebenenfalls sanieren: 50 Bauten unterschiedlicher Größe, darunter 26 Wohngebäude mit 133 Wohneinheiten. In die Kategorie kommunaler Liegenschaften fallen dabei so unterschiedliche Gebäudetypen wie Kindergärten und Schulen, Stadthallen, Turnhallen, Schwimmbäder oder Feuerwachen. Für das zehnköpfige Team des städtischen Hochbau- und Wohnungsamts ist damit viel Arbeit verbunden: Sie müssen regelmäßig zu den Objekten fahren, sämtliche relevanten Details erfassen und die Sanierungskosten kalkulieren.

Die Mitarbeiter werden seit Kurzem bei ihrer Arbeit entlastet, denn eine Software des Freiburger Start-ups Plan 4, der „GebäudeCheck“, vereinfacht den Prozess. Die Verwaltung um Oberbürgermeister Marcus Zeitler verspricht sich von der Software Synergieeffekte für die Mitarbeiter. „Davon profitieren auch unsere Bürgerinnen und Bürger, weil die Sanierung unserer kommunalen Gebäude so punktgenau angegangen werden kann“, so Hockenheims Rathausschef.

Die App, die mit Smartphone oder Tablet bedient werden kann gibt einen Überblick über den Instandhaltungsbedarf aller Liegenschaften, gewährleistet die Bewertung der Gebäude und kalkuliert die anstehenden Kosten. Die Beschäftigten der Verwaltung legen die Liegenschaften zunächst mit ihrem Ist-Zustand in der Software an. Sind die nötigen Sanierungen erfolgt, dokumentieren sie diese detailliert. Auch Abnahmeprotokolle, Fachunternehmerbescheinigungen und Typenbeschreibungen können sie hinterlegen. „Zeit- und Kostenersparnis, Transparenz und eine komfortable Nachbearbeitung werden von den Kommunen als größte Erleichterung gegenüber herkömmlichen Methoden genannt“, erläutert Dr. Hendrik Seibel, Co-Gründer der Softwareunternehmens.

Festlegung eines verbindlichen Standards als Fundament der Bewertung

Vor Einführung der Software schafften die Verantwortlichen von Stadt und PLAN4 die Grundlagen und legten einen verbindlichen Standard, für Gebäudebegehungen und die Dokumentation, fest. Auf diesem Fundament werden sämtliche Gebäude der Stadt mithilfe der Software erfasst und bautechnisch bewertet.

Um den Bewertungsstandard zu erarbeiten wurden zunächst elementare Fragen geklärt: So zum Beispiel, welcher Mitarbeiter das Gebäude erfasst oder welche Gebäudetypen, Bauteile und Bewertungsschritte der Standard abbilden soll. In Hockenheim kümmern sich zehn Mitarbeiter des Hochbau- und Wohnungsamts um die Liegenschaften. Die Gebäude sind bestimmten Personen zugeordnet. Die Diversität der kommunalen Liegenschaften ist groß, deshalb ist es wichtig, genau zu definieren, welche Gebäudetypen erfasst werden. Auch bei den Bauteilen gilt es zu differenzieren: Sollen nur Dächer, Fassaden, Fenster und Böden in die Bewertung einfließen oder auch Wände, Decken, Kamine und Außenanlagen? Ein Abgleich der im GebäudeCheck hinterlegten Elemente mit jenen der Stadt Hockenheim offenbarte eine hundertprozentige Übereinstimmung. Somit waren keine Ergänzungen nötig.

Begehung macht Prozess der Erhebung, Bewertung und Kostenkalkulation transparent

Die Begehung der Theodor-Heuss-Schule, eines typischen, sanierungsbedürftigen Schulbaus aus den 1970er-Jahren, zeigte dann exemplarisch, wie die Zustandsbewertung in Hockenheim künftig abläuft. Nachdem die Gebäude-Grunddaten in die Software eingetragen waren, folgten die Begehung und die bautechnische Erfassung der einzelnen Räume und der Außenanlagen. Dabei konnten die Mitarbeiter die beobachteten Auffälligkeiten direkt in der von der Software vorgegebenen Struktur hinterlegen, per Tablet aufgenommene Fotos einspeisen, Notizen machen und diese direkt den Räumen und Anlagen zuordnen.

Die Bewertungskategorien reichen von Zustand A (sehr gut) bis Zustand D (sehr schlecht). Der GebäudeCheck listet die notwendigen Maßnahmen automatisiert noch im Rahmen der Begehung auf. Im Fall der Theodor-Heuss-Realschule errechnete die Software einen Sanierungsbedarf von 7,33 Millionen Euro, weil unter anderem das Dach und die Fenster im Hauptgebäude erneuert sowie die technische Ausstattung und der Brandschutz überholt werden müssen. Die relativ genaue Annäherung an die Kosten gelingt dadurch, dass der GebäudeCheck aktuelle Handwerkerpreise in die Rechnung mit einbezieht.

Was für die Schule gilt, gilt künftig für sämtliche Liegenschaften: der Kostenrahmen für die Sanierungsmaßnahmen kann auf Grundlage der Gebäudebewertung durch die Software anhand transparenter Kriterien errechnet werden. Nicht zu unterschätzen ist zudem der Effekt, dass sämtliche Zustandsberichte von nun an für alle Mitarbeiter der Verwaltung zugänglich sind. Die Stadt Hockenheim geht davon aus, dass der Einsatz des GebäudeChecks ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mehr als die Hälfte (60 Prozent) der Zeit spart.