Öffentliche Institutionen und Unternehmen sehen sich der wiederkehrenden Aufgabe gegenübergestellt, für die Betriebsbereitschaft und Absicherung ihrer Gebäude und Anlagen zu sorgen. Gerade Kommunen und Städte verfügen oftmals über eine Vielzahl von Liegenschaften und Immobilien, für welche alle gleichermaßen die Betreiberverantwortung wahrgenommen werden muss.

Herausforderungen bestehen unter anderem darin, Prioritäten für Instandhaltungs-, Sicherungs- oder Sanierungsmaßnahmen zu setzen – insbesondere wenn es eine hohe Anzahl anstehender Projekte bei begrenztem Budget gibt. Dazu kommen zahlreiche weitere komplexe Anforderungen an Neu- wie Umbau: Nachhaltigkeit von Materialien, ressourcenschonendes Energiemanagement, Integration digitaler Konzepte für alle betroffenen Stakeholder. Schlagworte wie Ganzheitlichkeit, BIM, Environmental Social Governance ESG oder smart living fordern in letzter Konsequenz, sich bereits bei der Planung den kompletten Lebenszyklus eines Gebäudes/ einer Anlage bewusst zu machen – inklusive Rückbau.

Den Bauprozess und dessen Kosten im Blick behalten

Prioritäten bei einer hohen Anzahl anstehender Baumaßnahmen unter Berücksichtigung des Budgets zu setzen, fällt schwer. Gerade im Hinblick auf den verantwortungsvollen Umgang mit Haushaltsmitteln sind die effektive Planung, realistische Kalkulation und eine Wirtschaftlichkeitsprüfung sowie durchgängiges Controlling der Bauprojekte unverzichtbar. Das Bauprojektmanagement unterstützt Entscheider darin, Maßnahmen nach den zur Verfügung stehenden Budgets auszuwählen, wenn zum Beispiel keine notwendigen Sicherungsmaßnahmen Vorrang haben.

Während der Umsetzungsphase von Bauprojekten ist es notwendig, einen kontinuierlichen und verlässlichen Überblick über die anfallenden Kosten zu haben und Budgetüberschreitungen vorzubeugen. Durch mobile Software-Tools können Baufortschritte und -probleme vor Ort erfasst und dokumentiert werden: Ad hoc-Bedarfsmeldungen, regelmäßige Begehungen und detaillierte Bauzustandsbewertungen legen die Basis für eine transparente, dokumentierte Maßnahmen- und Budgetplanung. Die daraus resultierenden Kalkulationen orientieren sich an den Kostengruppen der DIN 276, woraus die Beträge des Kostenrahmens automatisch ermittelt werden können.

Die beschlossenen Bauprojekte werden im Baukostencontrolling verwaltet und mit der Budget- und Kostenverwaltung, der Projektauftragsverwaltung sowie notwendigen Schnittstellen, zum Beispiel zum kaufmännischen System, verknüpft. So entsteht ein übersichtlicher Gesamtprozess für die Bauprojekte, als Ausgangspunkt für die Koordination und Kontrolle der Budgets, Aufträge, Abnahmen, Abrechnungen, Nachträge usw. Dies vereinfacht die kaufmännische Abwicklung enorm.

Digitale Bauprojektbegleitung über den gesamten Prozess

Durch die vernetzten Prozesse entsteht die digitale Bauprojektbegleitung. Die Nachverfolgung der Instandhaltungs- oder Sanierungsprojekte auf Baufortschritt oder Budgetbelastung erfolgt konsistent und transparent. Das Bauprojektmanagement stellt damit die quantitative Basis für kurz- und mittelfristige strategische Entscheidungen zwischen und innerhalb der Bauprojekte, inklusive qualifizierter Nachweisführung über das Nachkommen von gesetzlichen Pflichten im Rahmen der Betreiberverantwortung sowie zur umfassenden Dokumentation und zur Verwendung öffentlicher Gelder. Der einmal begonnene Prozess lässt sich nach Abnahme der Bauprojekte im laufenden Betrieb fortsetzen. Die durchgängige Pflege des Anlagen- und Gebäudeportfolios bietet aktuelle Zahlen für die Bilanzierung, ist Basis für weitere strategische Entscheidungen im gesamten Lebenszyklus und unterstützt öffentliche Institutionen, Unternehmen und Immobilieneigner dabei, den Ansprüchen an Transparenz, Nachhaltigkeit und Digitalisierung gerecht zu werden.