BIM bedeutet nicht nur die Verwendung neuer Programme, sondern setzt auch ein Umdenken in der Arbeitsweise voraus. Es erfordert die Bereitschaft, miteinander zu arbeiten. Ein Miteinander in der Bauplanung, der Bauausführung und dem Betrieb des Gebäudes heißt nicht nur, Pläne weiterzuleiten oder Informationen zu übergeben. Angaben, die für mehrere Akteure von Bedeutung sein könnten, müssen auch für diese einsehbar sein, um Informationsverluste zu vermeiden. Eine transparente Kommunikation muss geschaffen werden.
Die Transparenz gilt aber nicht nur für Informationen und Daten, sondern auch für Fehler. Sie werden erkennbar und müssen es auch sein, um ihre Ursache beheben zu können. Kollisionen sind schließlich kaum zu vermeiden. Deshalb sollte das Augenmerk nicht darauf liegen, sich die Verantwortlichkeit gegenseitig zuzuschieben, sondern darauf, gemeinsam an einer Lösung des Problems zu arbeiten. Das Ziel aller Beteiligten ist letztendlich identisch: die Fertigstellung eines wirtschaftlich erfolgreichen Projekts.
Ein Umdenken ist auch in der Hinsicht erforderlich, dass die Fachplaner nicht erst nach abgeschlossener Entwurfsplanung in die Fachplanung einsteigen. Bei herkömmlicher Arbeitsweise erhalten die Fachplaner einen genehmigungsreifen Stand der Planung, fertigen ihre Fachpläne an und führen beispielsweise statische oder energetische Berechnungen durch. Im Anschluss arbeitet der Architekt die notwendigen Änderungen in seine Pläne ein. Mit der Anwendung der BIM-Methode ist es viel häufiger als herkömmlich notwendig, Planungen auszutauschen:
Der Architekt beginnt nach wie vor mit der Planung. Kurz darauf steigen dann die Fachplaner ein und es findet ein stetiger Austausch zwischen den Planenden mittels 3D Modellen und digitalen Plattformen statt. Alle Planer müssen bereit sein, ihre Modelle regelmäßig zu überarbeiten. Für die Umsetzung der gemeinsamen digitalen Arbeit ist es sinnvoll, eine digitale Plattform zu nutzen, auf die alle Projektbeteiligten Zugriff haben. Über diese Plattform lassen sich 3D Modelle austauschen oder die Ergebnisse von Kollisionsprüfungen kommunizieren. Gibt es ein Problem oder eine ungeklärte Situation im 3D Modell, kann über die Plattform von den beteiligten Planern schnell eine Entscheidung getroffen werden.
Die Aktualität von Modellen regelt sich somit automatisch mit der Nutzung dieser Plattform: Allen Planern stehen jederzeit die gleichen Planungsstände zur Verfügung. So lassen sich Fehler und erneute Eingaben verhindern, die das Arbeiten mit alten Planständen oft mit sich bringt. Alle Planer können die hochgeladenen IFC Modelle (Modelle im Industry-Foundation-Classes-Dateiformat) der anderen Planer sehen und so den Gesamtplanungsprozess überblicken. Alle Modelle, die auf die Plattform geladen werden, werden vom BIM-Koordinator daraufhin geprüft, ob die geforderten Modellierungsregeln eingehalten wurden und ob sich die Modelle für einen Austausch über eine IFC-Schnittstelle eignen.
