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Leitfaden Mängelmanagement-Software

Leitfaden Mängelmanagement-Software

Mängelmanagement-Software: Smarter dokumentieren

Apps vereinfachen die Dokumentation von Baustellen oder Mängeln und steigern die Rechtssicherheit. Was können Dokumentations-Apps, wie unterscheiden sie sich und worauf sollte man achten?

Wer für die Dokumentation von Baustellen, Tätigkeiten, Mängeln oder des Baufortschritts anstelle von Bleistift und Papier eine Smartphone- oder Tablett-App einsetzt, kann den dafür nötigen Zeitaufwand erheblich reduzieren. Die Auswahl der richtigen Software hängt allerdings davon ab, was man konkret machen will: Einige Programme sind auf die Aufnahme und Nachverfolgung von Mängeln spezialisiert, andere unterstützen die Bautagebuch- oder Bautagesbericht-Erstellung. Nur wenige können alles. 

Digital, statt analog

Die herkömmliche Erfassung von Baustellenaktivitäten, die Dokumentation des Baufortschritts, von Behinderungen, Materialfehlern oder Ausführungsmängeln von Subunternehmen sowie die Erstellung von Bautagebüchern und Bautagesberichten ist zeit- und arbeitsaufwendig: Vor-Ort-Daten müssen schriftlich erfasst und anhand von Fotos dokumentiert werden. Die Notizen werden später im Büro im Office-Programm eingetippt, mit den Fotos zu Berichten und Reports zusammengestellt und an Projektbeteiligte versandt. Kopien werden analog, noch nicht Erledigtes im Wiedervorlage-Ordner abgelegt. Mit Baudokumentations-Apps lassen sich dieser Mehraufwand, Medienbrüche und dadurch bedingte Fehler und Verzögerungen vermeiden und Prozesse rationalisieren. Das umständliche Hantieren mit Notizblock, Plan, Diktiergerät und Fotoapparat auf der Baustelle entfällt. Stattdessen werden mit Smartphones oder Tabletts und den entsprechenden Apps die Vor-Ort-Daten direkt in Wort und Bild digital erfasst und sofort zugeordnet. Das erübrigt das nachträgliche Eintippen, Sortieren, Zuordnen und Verorten der Daten. Eingabemasken mit strukturierten Abfragen und Textbausteinen beschleunigen einerseits die Erfassung, sorgen aber auch dafür, dass Wichtiges nicht vergessen wird.

Auch juristisch auf der sicheren Seite

Baustellen-Dokumentationen sind eine wichtige Informationsgrundlage bei Störungen des Bauablaufs oder bei eventuellen Streitigkeiten mit anderen Baubeteiligten, beispielsweise bei Nachtrags- oder Ersatzforderungen oder wenn Ursachen von Baumängeln oder Terminverzögerungen aufzuspüren sind etc. Wird kontinuierlich dokumentiert, entsteht ein umfangreiches Protokoll der Bauausführung, das im Streitfall den Verfasser entlasten kann. Dokumentationen unterstützten aber auch die Rechnungsprüfung oder das Projektmanagement. Mit der digitalen Dokumentation entsteht zudem quasi nebenbei eine Informationsdatenbank, die später für die Gewährleistungsdokumentation, Bewirtschaftung, Renovierung, Wartung und Instandsetzung oder für Statistiken genutzt werden kann. Fragen wie „Welche Mängel hat welcher Auftragnehmer noch zu beseitigen? Wie lange dauert eine Mängelbehebung im Schnitt? Welche Bauteile/Gewerke sind besonders mängelanfällig?“ etc. lassen sich so schnell beantworten und bilden eine wertvolle Entscheidungshilfe für künftige Projekte.

Was bietet der Markt?

Inzwischen gibt es ein unüberschaubares Angebot an digitalen Dokumentationslösungen für die Baustelle (siehe Tabelle und Infokasten). Keine Lösung kann alles, deshalb sollte man sich vorher Gedanken machen, was man konkret machen will. Einige Apps dienen primär der Erstellung von Bautagebüchern oder Bautagesberichten. Spezielle Lösungen für das mobile Mängelmanagement unterstützen die Aufnahme, Beschreibung, Zuordnung, Verteilung und Nachverfolgung von Mängeln und Mängelrügen. Teilweise sind digitale Mängelmanager auch in übergreifende Bauprojektmanagement-Lösungen eingebunden, z.B. in Virtuelle Projekträume, auch Projekt-Kommunikations-Management-Systeme (PKMS) genannt. Einige Apps sind allgemein einsetzbar, andere sind auf spezielle Bereiche, etwa die Brandschutzdokumentation spezialisiert, viele sind kostenpflichtig, einige in der Basisversion kostenfrei. Die Apps laufen auf Windows-, iOS oder Android-Mobilgeräten, Web-Apps laufen plattformunabhängig im Webbrowser. Unterschiede gibt es in Bezug auf Dokumentations- und Auswertungsfunktionen, die Einsatzmöglichkeiten oder die Zielgruppe. Bauspezifische Lösungen decken neben der Bauleitung meist auch die Bereiche Brandschutz, Gebäudetechnik, Bauhandwerk, Facility Management oder Instandhaltung ab. Mit cloudbasierten Lösungen können auf der Baustelle erfasste Daten direkt auf einem per Passwort zugänglichen Web-Server gespeichert werden. Zugriffsberechtigte, wie etwa Handwerker oder Subunternehmer, haben dadurch die Möglichkeit, die für sie relevanten Berichte online einzusehen und eigene Informationen beizusteuern.

Was wird wie dokumentiert?

Damit Bau- und Montageabläufe später nachvollziehbar sind, müssen Leistungen, Lieferungen und Tätigkeiten der Unternehmen sowie die Arbeitsbedingungen auf der Baustelle dokumentiert werden. Erfasst werden beispielsweise anwesende (Sub-)Unternehmen, ausgeführte Arbeiten, Materialeingänge, Mängel, Behinderungen, Nachträge und Änderungen, Ergebnisse von Baubesprechungen, Prüfungen und Messungen, besondere Vorkommnisse, die Witterungsverhältnisse und anderes mehr. Neben Fotos lassen sich auch gescannte Pläne, LVs oder andere Dokumente einbinden, teilweise auch Sprachnotizen oder Videosequenzen. Wertet die Software GPS-Daten der mobilen Hardware aus, können Fotos auch verortet werden, so dass man auf Anhieb weis, was auf welcher Baustelle, wo fotografiert wurde. Aus den erfassten Daten lassen sich über individuell anpassbare Vorlagen Bautagebücher, Bautagesberichte, Mängelprotokolle oder Mahnungen generieren und per E-Mail über einen individuellen Verteiler versenden. Fristen können zur Terminüberwachung an den Terminkalender, z.B. von Microsoft Outlook übergeben werden. Beim Programmstart erinnert eine Wiedervorlage-Funktion an Termine und wacht darüber, dass terminlich nichts anbrennt.

Worauf sollte man achten?

Mängel erfassen oder Baustellen dokumentieren können alle dafür ausgelegte Apps mehr oder weniger gut. Entscheidend ist, welche Funktionen und Automatismen die Software für die daran anschließende Weiterbearbeitung, Verwaltung und Auswertung bietet, denn hier steckt der eigentliche Arbeits- und Organisationsaufwand. Die erfassten Mängel müssen zu Mängelprotokollen zusammengefasst, mit Anweisungen an die betroffenen Projektpartner ergänzt und Fristen gesetzt werden. Die Fristen müssen überwacht, gegebenenfalls gemahnt und auf Wiedervorlage gesetzt werden. Mängelhistorien müssen eine zeitliche Rückverfolgung eines erfassten Mangels ermöglichen etc. Sollen beispielsweise offene Mängel aus verschiedenen Baustellen ein- und desselben Unternehmens herausgefiltert werden können, ist eine projektübergreifende Mängelauswertung erforderlich. Auch bei der Erfassung gibt es Unterschiede – etwa im Hinblick auf die Möglichkeit, beliebig lange Notizen anfügen, Sprachnotizen beispielsweise per Google Docs zu erfassen oder zwischen Planungs-, Material- und Ausführungsfehlern unterscheiden zu können und so weiter. Fotos sollten bearbeitet (Bildkorrekturen, Ausschnitt etc.) und mit Hinweispfeilen, Maßen und Bildkommentaren ergänzt werden können. Wichtig ist ferner eine intuitive Bedienung, die einen schnellen (Wieder-)Einstieg ermöglicht. Eine Einbindung in die bestehende Bürosoftware-Umgebung, funktionierende Schnittstellen für eine Datenübenahme/-übergabe mit CAD-, BMSP- oder ERP-Software etc. verbessert den Workflow. Wichtig bei mobilen App-, respektive Cloud-Lösungen ist, dass sie auch offline funktionieren, weil die Verfügbarkeit einer (ausreichend schnellen) Online-Datenverbindung auf Baustellen nicht immer gewährleistet ist. Last but not least sollte man auf die Datensicherheit und den Datenschutz achten: Cloudbasierte Lösungen speichern Benutzerdaten auf externen Servern. Deshalb sollte man Anbieter bevorzugen, die Benutzerdaten auf EU-Servern speichern und mit diesem einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß DSGVO abschließen.

Auswahltipps

Es gibt Lösungen für das Mängelmanagement oder die Baustellendokumentation, aber auch “Alleskönner”.

Für bestimmte Bereiche/Zielgruppen gibt es spezielle Lösungen (z.B. Brandschutz, Handwerk, FM etc.).

Auf den Baubereich spezialisierte Software achten, die aus der Baupraxis für die Baupraxis entwickelt wurde.

PC-Software/App-Kombinationen erfordern eine Datensynchronisation, Cloud-Lösungen nicht.

Fotos sollten korrigiert und mit Hinweispfeilen, Maßen oder Kommentaren ergänzt werden können.

Beides erspart das lästige Eintippen, eine Diktierfunktion (Sprache zu Text) setzt mobiles Internet voraus.

… sind ein wertvolles Steuerungs- und Planungshilfsmittel und steigern die Ausführungsqualität.

Bei webbasierten Lösungen mit Datenablage auf externen Servern auf Datensicherheit und Datenschutz achten.

Auf versteckte Zusatzkosten (einmalige Einrichtung, Server-Nutzung etc.) und Mindestlaufzeiten achten.

… wird immer wichtiger und sollte deshalb auch von der App berücksichtigt werden (Verortung im BIM-Modell, Schnittstellen etc.).

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