CAFM Software – also Computer Aided Facility Management Software – will Betreiber dabei unterstützen, ihre Gebäude und Anlagen zu verwalten. Doch was können die Tools? Welche Vorteile bringen sie? Und wie wählen Facility Manager die richtige Software für ihr Gebäudemanagement aus? Ein Überblick über die wichtigsten Eckpunkte rund um CAFM Software.

Was kann CAFM Software?

Welche Funktionen eine Software für das Facility Management (FM) umfasst, ist abhängig vom jeweiligen Hersteller. So gibt es Tools, die nur auf das technische FM ausgerichtet sind. Andere wiederum decken den kaufmännischen oder den infrastrukturellen Bereich ab. Am Markt findet man jedoch auch immer häufiger sogenannte Komplett-Lösungen, die alle drei Bereiche des Facility Managements abdecken.

Eine CAFM Software kann Betreiber demnach unter anderem bei der Instandhaltung und beim Energiemanagement unterstützen. Doch auch Störungen, Wartungen und Anlagen lassen sich damit verwalten. Im kaufmännischen Bereich helfen die Tools in der Regel dabei, den Überblick über Miete und Pachten sowie Dokumente, Verträge, Aufträge und Kalkulationen zu behalten. Meist können auch automatisiert Berichte erstellt und Kennzahlen ermittelt werden. Dabei zeigen Dashboards die wichtigsten Informationen gesammelt an.

Besonders hilfreich ist das in CAFM Software integrierte Computer Aided Design (CAD). Dadurch kann der Grundriss des Gebäudes erfasst und alle Flächen digital abgebildet werden. So können Betreiber einzelne Projekte einfacher planen und beispielsweise visuell testen, wie sich neue Büroräume am geschicktesten einrichten lassen, wie ausgelastet die Flächen sind und wo es eventuell Einsparmöglichkeiten gibt.

Wie die Tools Betreibern die Arbeit erleichtern

Ein großer Pluspunkt von Gebäudemanagement Software ist, dass Betreiber damit alle wichtigen Daten transparent an einer zentralen Stelle überblicken können. Dadurch sollen sie einfacher überprüfen können, ob sie ihre Betreiberpflichten einhalten.

Zudem werben die Hersteller damit, dass sich anhand der verknüpften Daten Zusammenhänge analysieren und Erkenntnisse ableiten lassen. Das soll helfen, das Energiemanagement, die Flächennutzung und andere Geschäftsprozesse zu optimieren. Auch soll CAFM Software Routine-Aufgaben wie die Planung von Umzügen automatisieren.

Die verschiedenen Funktionen zahlen letztlich alle darauf ein, dass Unternehmen mithilfe der Tools effizienter arbeiten und somit Kosten sparen. Wichtig zu wissen ist allerdings, dass die Einführung einer CAFM Software nicht von heute auf morgen geschieht und mit Kosten verbunden ist. Denn spätestens wenn die kostenlose Demo-Version abgelaufen ist, wollen die Hersteller Geld für ihre Produkte sehen. Hinzu kommt die Zeit, die es braucht, bis die Mitarbeitenden das neue Programm beherrschen.

Welche Faktoren bei der Wahl der CAFM Software zu beachten sind

Bevor Betreiber sich für eine Gebäudemanagement Software entscheiden, sollten sie klar definieren, wie viel Budget und Personal sie dafür haben und welche Funktionen das Tool können soll. Ebenfalls wichtig zu wissen ist, ob das Programm auf eigenen Servern und Datenbanken oder cloud-basiert laufen soll.

Bei der Auswahl der geeigneten Software ist vor allem zu beachten, dass diese vom Deutschen Verband für Facility Management (gefma) als CAFM Software zertifiziert ist. Das Zertifikat des Verbands hat sich mittlerweile in der Branche etabliert und bewertet die Hersteller und ihre Produkte anhand verschiedener Kriterien.

Des Weiteren sollte sich die ausgewählte FM Software in bestehende Systeme integrieren lassen und Schnittstellen für die Programme externer Partner bieten, Stichwort BIM (Building Information Modeling). Hilfreich ist zudem, wenn Unternehmen die Funktionen individuell an ihre Bedürfnisse anpassen können.